BizFollow 社内導入インタビュー
導入前の課題と背景
当社では、仕入先見積を目で見て手入力し、自社見積に転記していました。
その結果、時間がかかる・ミスが発生する・残業が増えるといった課題が慢性的に発生。
担当者にとって大きなストレスや負担となっており、経営者側も「働き方改革」や「人手不足」への対応が急務でした。
この状況を解決するため、数年前からOCRの導入を模索していました。
-営業担当者 -
“ 後回しにしがちだった見積作業が、先にできるようになった ”
作業時間・残業時間が大幅短縮
4枚の見積を転記・作成するのに1時間近くかかっていた作業が、10分未満に短縮。
転記作業だけでも、40分以上かかっていた作業が数分にまで短縮されました。
結果として月10時間以上の残業削減につながりました。
ミスも大幅に減少
以前は見積書作成後の最終チェックや、お客様に提出後に指摘されるということもありましたが、今ではほとんどゼロになりました。
作業ストレスが軽減
BizFollowが見積書の約8割を自動作成してくれるため、残りは確認、調整、必要な部分を追記といった作業だけで済むようになりました。
また、見積書の再作成や複数パターンの見積書作成なども簡単に行えるようになりました。
従来使用していたエクセルと違い、レイアウトの崩れや関数を気にせず、項目入力することに集中できます。
その結果、大変だった「見積書の作業を後回しにする」ということがなくなり、本業の営業や他業務に集中できるようになりました。
便利機能も活用
仕入先・提出先をマスタ登録して選択できたり、利益率計算や全角半角変換もクリックでできるなど、見積書作成に特化したさまざまな便利機能があるので、手計算・手入力といった操作自体も大幅に減りました。
見積以外の帳票もOCRで読み取りできるため、書類の必要な箇所のデータを抽出し、メール文などに貼り付けて、相手にすぐ提示できるようになりました。
操作の不安について
直感的に操作できるので、１時間でもさわれば問題なく使いこなせると思います。
社内にはPC操作に慣れてない人も多いのですが、その方たちも問題なく利用し、積極的に活用しています。
- 経営者 -
“ 人手不足や残業問題の解決に直結した ”
なぜBizFollowを開発したのか
3〜4年前からOCRを試していたのですが、当時は精度が低く、費用も高いため採算が合いませんでした。
また、現在もOCRだけでなく「自社見積作成まで自動化」までできるツールは多くなく、自社のシステムに取り込むには別途費用や工数が必要でした。
そこで自社でWEBサービスの開発実績があったこともあり、自社開発を決断しました。
導入効果
見積書作成にかかっていた作業が大幅に短縮されたことに伴い、残業時間も削減され、社員のワークライフバランスが改善しました。
また、見積作成を担当していた社員をシステム開発チームにシフトでき、、人材活用の幅が拡大しました。
さらに、「ツールを導入すれば業務を効率化できる」という体験が、社員の意識改革やAI活用への前向きな姿勢にもつながったと思います。
今後の展望
経理部の業務改善へ活用を広げるほか、建築業界や他業種への展開も視野に入れています。
まとめ
BizFollowの導入によって、時間短縮・残業削減・ミス防止といった効果はもちろん、
担当者の業務フローの改善や経営者視点での人手不足・働き方改革にも大きく貢献しました。
「ない時代には、もう戻れない」
BizFollowは、当社の見積業務の“当たり前”を大きく変える存在になりました。